1. Administrator
Administratorem danych zbieranych na stronie cerium-app.com i w panelu app.cerium-app.com, w zakresie opisanym niżej, jest IT Maciej Bodnar, NIP 5243050733, działający pod marką fire-gem. W sprawach danych pisz na [email protected].
2. Dwie role: administrator i podmiot przetwarzający
Wobec danych, które Szkoła wpisuje do systemu albo zbiera na swoich stronach publicznych (formularz zapisu, ankieta, test, link do zapłaty), administratorem jest Szkoła, a my przetwarzamy je jako podmiot przetwarzający, na jej polecenie i na podstawie powierzenia zawartego w umowie. Jeśli jesteś uczniem, rodzicem albo pracownikiem szkoły, z wnioskiem o te dane zwróć się do szkoły; wniosek, który trafi do nas, przekażemy jej. Do przestrzeni szkoły nie wchodzimy; widzimy liczby zużycia limitów, listę osób z datą ostatniej aktywności i zalogowanymi urządzeniami, zgłoszenia wysłane do nas oraz dziennik doręczeń poczty (adres odbiorcy i temat, bez treści), a na prośbę Szkoły przygotowujemy paczkę jej danych do pobrania. Ta polityka opisuje dane, których administratorem jesteśmy sami.
3. Jakie dane i po co
Formularze kontaktu i pokazu: imię, adres e-mail, telefon, nazwa szkoły, liczba uczniów i treść wiadomości, żeby odpowiedzieć i umówić pokaz (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO); nie zapisujemy ich w bazie, trafiają do naszej skrzynki. Umowa i abonament: dane firmy lub osoby i osoby kontaktowej, faktury oraz dowód zawarcia umowy (imię i nazwisko, e-mail, adres IP, chwila i kopia przyjętej treści), dla wykonania umowy, obowiązków podatkowych i obrony roszczeń (lit. b, c i f). Konta użytkowników: adres e-mail, imię i nazwisko, hasło w postaci skrótu, język, adres IP i przeglądarka przy sesji oraz dzień ostatniej aktywności w przestrzeni, dla świadczenia usługi i bezpieczeństwa (lit. b i f). Zgłoszenia do Wsparcia i korespondencja: treść, dane zgłaszającego, przeglądarka i dołączony zrzut ekranu, dla obsługi klienta (lit. f).
4. Dzieci i zajęcia online
Konta uczniów, także niepełnoletnich, i ich opiekunów zakłada wyłącznie szkoła; podstawą przetwarzania jest jej umowa ze słuchaczem, nie zgoda dziecka. Opiekun ma własne konto i widzi dane swoich dzieci. Zajęcia online idą przez nasz serwer wideo w Polsce i nie są nagrywane; zapisujemy tylko, kto i kiedy był w pokoju, jako podpowiedź do obecności.
5. Pliki cookie
Strona i panel używają wyłącznie plików niezbędnych do działania i do zapamiętania Twoich ustawień: sesja po zalogowaniu (__Host-cerium-app-rv2_session, najdłużej 30 dni), język (cerium_app_rv2_locale), motyw jasny lub ciemny (cerium_app_rv2_motyw i pokrewne, na stronie cerium_landing_motyw), stan menu i wybrany widok ekranu (sidebar_state, journal_scope, journal_view, projects_view). Panel zapisuje też w pamięci przeglądarki układ tabel. Nie stosujemy narzędzi analitycznych, pikseli reklamowych ani profilowania, dlatego nie wyświetlamy baneru zgody. Wyjątek: film z YouTube albo Vimeo osadzony przez szkołę na tablicy działa na zasadach tego serwisu.
6. Odbiorcy danych
Serwery aplikacji i bazy danych są nasze i stoją w Polsce; tam też działa serwer zajęć online. Dane trafiają do dostawców, bez których usługa nie działa: Cloudflare (sieć, przez którą przechodzi ruch do strony i panelu), Hetzner Online GmbH (przechowywanie plików w Niemczech), Zoho (poczta: skrzynka [email protected] w Zoho Mail i listy z systemu wysyłane przez ZeptoMail, centrum danych w UE) oraz Stripe (abonament Cerium; płatności online szkoły idą przez jej własne konto Stripe). Każdy z nich przetwarza dane na warunkach powierzenia dostawcy i nie może użyć ich do własnych celów. O zmianie tej listy uprzedzamy szkoły co najmniej 14 dni wcześniej.
7. Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy
Część dostawców należy do grup spoza EOG: Cloudflare i Stripe mają spółki matki w USA. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU-US Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych. Pliki i poczta zostają w UE.
8. Jak długo przechowujemy dane
Zapytania z formularzy: do zakończenia sprawy, najdłużej 12 miesięcy. Zgłoszenia do Wsparcia: do 12 miesięcy. Faktury: 5 lat od końca roku ich wystawienia. Dowód zawarcia umowy: przez czas umowy i do przedawnienia roszczeń. Dane przestrzeni szkoły: przez czas umowy i 90 dni po jej rozwiązaniu. Konto bez dostępu do żadnej szkoły: usuwamy po 180 dniach bez logowania. Sesja: najdłużej 30 dni, 14 bez aktywności. Dzienny ślad aktywności: 90 dni. Powiadomienia w panelu: 60 dni. Logi serwerów rotują w ciągu kilku dni, a Cloudflare przetwarza adresy IP według własnej polityki. Kopie zapasowe robimy codziennie i przechowujemy 14 dni, więc usunięte dane znikają z nich najpóźniej po tym czasie.
9. Czy musisz podać dane
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail nie odpowiemy na zapytanie ani nie założymy konta, a bez danych do umowy jej nie zawrzemy. Nie podejmujemy wobec nikogo decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu i nie profilujemy.
10. Model językowy (OpenAI) i czat pomocy
Dwie funkcje panelu korzystają z modelu językowego dostawcy OpenAI. Komentarz AI do raportu ucznia jest domyślnie włączony, a właściciel Szkoły wyłącza go w Ustawieniach. Do modelu trafiają wtedy statystyki frekwencji, ocen i zadań oraz uwagi lektora, po wycięciu imion, nazwisk, nazwy szkoły i grupy, adresów e-mail, telefonów i numerów PESEL. Wycinanie ma granice: imię w zdrobnieniu albo osoby spoza rejestrów Szkoły może zostać w tekście uwagi, więc nie wpisuj w uwagach danych, których nie chcesz wysyłać dalej. Czat pomocy w panelu wysyła do modelu pytanie wpisane przez użytkownika, jego rolę i fragmenty poradników; nie wpisuj w nim danych osobowych. Prosimy dostawcę, żeby nie zapisywał zapytań. Komentarz proponuje model, a lektor go czyta i zatwierdza przed wystawieniem raportu. Podmiot umowy, miejsce przetwarzania i podstawę transferu poza EOG podajemy na stronie podprocesorów.
11. Powiadomienia w przeglądarce
Jeśli sam włączysz powiadomienia w przeglądarce, zapisujemy jej subskrypcję (adres usługi push i klucze szyfrujące) razem z kontem, a dymek z krótką treścią powiadomienia idzie przez usługę push producenta przeglądarki, na przykład Google, Mozilla, Microsoft albo Apple. Treść jest szyfrowana, więc usługa widzi zaszyfrowaną wiadomość, adres subskrypcji i czas, nie to, co w niej napisano. Powiadomienia wyłączysz w ustawieniach przeglądarki albo na Koncie, a subskrypcję usuniemy razem z kontem. Szczegóły stoją na stronie podprocesorów.
12. Twoje prawa
Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Wniosek wyślij na [email protected]; odpowiadamy w ciągu miesiąca. Przysługuje Ci też skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
13. Bezpieczeństwo
Połączenia są szyfrowane, hasła przechowywane wyłącznie jako skróty, dane każdej szkoły oddzielone na poziomie bazy danych, a dostęp do serwerów ograniczony do osób, które go potrzebują. Serwery stoją w Polsce, a kopie zapasowe robimy codziennie. O naruszeniu, które może dotyczyć Twoich praw, poinformujemy bez zbędnej zwłoki.
14. Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się zakres usługi albo przepisy. Aktualna wersja jest zawsze pod tym adresem, z datą obowiązywania u góry.